A sua empresa sobreviveria 30 dias sem si?
Imagine que amanhã recebe uma notícia inesperada.
Por qualquer motivo, terá de se afastar da empresa durante um mês.
Sem telefonemas.
Sem responder a emails.
Sem reuniões.
Sem aprovar pagamentos.
Sem tomar decisões.
Agora faça uma pergunta a si próprio:
O que aconteceria ao seu negócio?
A empresa continuaria a funcionar normalmente?
Os clientes seriam atendidos?
Os fornecedores saberiam com quem falar?
Os colaboradores conseguiriam resolver os problemas do dia a dia?
Ou tudo acabaria por parar à espera do seu regresso?
Se esta pergunta lhe provoca algum desconforto, saiba que não está sozinho.
Esta é uma das situações mais frequentes nas pequenas e médias empresas.
E, curiosamente, não acontece porque os empresários sejam maus gestores.
Acontece exatamente pelo contrário.
Quando o empresário se torna indispensável
Quem cria uma empresa costuma assumir praticamente todas as funções.
É quem vende.
Quem compra.
Quem atende clientes.
Quem faz pagamentos.
Quem resolve problemas.
Quem conhece todos os processos.
Quem sabe onde está cada documento.
Quem toma todas as decisões.
Durante algum tempo isso é perfeitamente normal.
O problema surge quando a empresa cresce… mas esta realidade nunca muda.
O empresário continua a ser o centro de tudo.
E, sem se aperceber, transforma-se no maior ponto de dependência da própria empresa.
Estar sempre disponível não é sinal de uma empresa saudável
Existe uma ideia muito enraizada no mundo empresarial:
“Se tudo passa por mim, é porque a empresa precisa de mim.”
Na realidade, muitas vezes significa apenas que a empresa ainda não conseguiu criar estrutura suficiente.
Uma organização sólida não elimina a importância do empresário.
Mas distribui responsabilidades.
Documenta processos.
Cria autonomia.
Forma equipas.
Permite que as decisões do dia a dia sejam tomadas sem que tudo tenha de passar pela mesma pessoa.
Isso não diminui a liderança.
Pelo contrário.
Liberta-a para aquilo que realmente faz crescer um negócio.
Os riscos de uma empresa demasiado dependente do proprietário
Quando todas as decisões estão concentradas numa única pessoa, basta surgir um imprevisto para que apareçam dificuldades.
Podem atrasar-se respostas a clientes.
Projetos ficam suspensos.
Pagamentos deixam de ser autorizados.
O ritmo da empresa abranda.
Em situações mais graves, a faturação pode mesmo ser afetada.
E não é preciso pensar apenas em problemas de saúde.
Basta uma formação.
Uma viagem.
Ou simplesmente umas férias merecidas.
Se um empresário sente que não consegue desligar o telemóvel durante alguns dias, talvez exista aqui um sinal importante.
Como reduzir esta dependência?
Não existe uma solução única.
Mas existem vários passos que ajudam qualquer empresa a tornar-se mais organizada.
1. Documente processos
Não deixe o funcionamento da empresa apenas “na cabeça” das pessoas.
Crie procedimentos simples.
Explique como determinadas tarefas devem ser executadas.
Isso facilita a continuidade do trabalho e reduz erros.
2. Delegue gradualmente
Delegar não significa perder controlo.
Significa criar confiança.
Comece por tarefas menos críticas e acompanhe os resultados.
Com o tempo, a equipa ganha autonomia e o empresário ganha tempo.
3. Organize a informação
Quanto mais organizada estiver a informação da empresa, mais facilmente outras pessoas conseguem dar continuidade ao trabalho quando necessário.
Isto aplica-se a documentos, processos administrativos, informação financeira e comunicação interna.
4. Acompanhe indicadores regularmente
Quando existe informação clara e atualizada, torna-se muito mais fácil tomar decisões.
O empresário deixa de depender apenas da intuição e passa a ter uma visão objetiva da realidade da empresa.
Trabalhar para a empresa... e não apenas na empresa
Um empresário que passa todo o dia a resolver pequenas urgências dificilmente encontra tempo para pensar estrategicamente.
E esse é um dos maiores desafios da gestão.
É importante reservar momentos para analisar resultados.
Pensar no futuro.
Definir prioridades.
Avaliar oportunidades.
Criar novos processos.
São estas atividades que permitem que um negócio evolua de forma sustentável.
Uma empresa forte deve conseguir continuar
O objetivo não é que o empresário deixe de ser importante.
Isso nunca acontecerá.
O objetivo é que a empresa consiga funcionar de forma organizada mesmo quando o seu líder não está presente durante alguns dias.
Essa capacidade demonstra maturidade, organização e preparação.
Além disso, reduz riscos, melhora a eficiência da equipa e cria condições para um crescimento muito mais consistente.
Os riscos de uma empresa demasiado dependente do proprietário
Muitas vezes, bastam pequenas mudanças para começar a transformar a forma como uma empresa funciona.
Criar processos.
Organizar informação.
Acompanhar indicadores.
Planear com maior antecedência.
São decisões que podem parecer simples, mas que fazem uma enorme diferença ao longo do tempo.
Na Brandão Ribeiro acreditamos que uma boa contabilidade vai muito além do cumprimento das obrigações fiscais.
É uma ferramenta de gestão que ajuda empresários a tomar melhores decisões, organizar os seus negócios e construir empresas mais sólidas e preparadas para o futuro.
Se sente que a sua empresa depende demasiado de si, talvez este seja o momento certo para começar a mudar essa realidade.